Financieel strategische keuzes
De doorgaande lijn 0 – 18 jaar met de BoekStart en dBos aanpak wordt door veel bibliotheken in ons netwerk omarmd. Het afgelopen jaar hebben we bij onze bibliotheken geconstateerd dat de financiële impact van de implementatie van deze doorgaande lijn grote invloed heeft op de totale begroting van een bibliotheek. De strategische keuzes die gemaakt worden, hebben grote gevolgen voor het totale financiële management van de Bibliotheek. Op basis van het landelijk ontwikkelde rekenmodellen maakt deze Strategische Begroting Tool (SBT) een financiële vertaalslag naar de meerjarenbegroting en maakt daarbij inzichtelijk hoe de financiële consequenties van de keuzes eruit zien voor de komende vijf jaar.
Doel van het project
Bibliotheken ondersteunen bij het inzichtelijk maken van de financiële consequenties die ten grondslag liggen aan strategische keuzes binnen de doorgaande lijn van Educatie 0-18 jaar.
Aanpak
1. Implementatie: met de deelnemende bibliotheken wordt een traject doorlopen met een intakegesprek, advies over keuzes m.b.t. doorgaande lijn 0-18, doorberekening van de financiële consequenties, bijstellen van de keuzes op basis van uitkomsten, met als eindresultaat een meerjarenbegroting voor de komende vijf jaar.
2. Doorontwikkeling: met een aantal bibliotheken wordt gekeken hoe de tool doorontwikkeld kan worden, zodat deze ook bruikbaar is:
a. Voor berekening kosten andere projecten als BoekStart in de kinderopvang, dBos VO en VoorleesExpress
b. Voor berekening van kosten per gemeente
c. Voor toepassen van tool bij bibliotheken die hun eigen financiële administratie voeren
3. Onderzoek naar mogelijkheden om de SBT voor andere projecten binnen ProBiblio in te zetten.
4. Onderzoek naar mogelijkheden om de SBT landelijk in te zetten voor Meervoudig Verantwoorden.
Bijzonderheden
Toelichting innovatiefase:Bij het ontwikkelen van de tool in 2016 in pilot-bibliotheken zijn de volgende wensen geuit:
– tool inzetbaar maken voor diverse projecten o.a. dBos VO, BoekStart, Taalhuis, VoorleesExpress;
– kosten per gemeente zichtbaar maken
– traject voor bibliotheken die geen gebruik maken van onze financiële dienstverlening.
In 2017 is de SBT doorontwikkeld op basis van deze wensen. Het onderzoek om deze tool ook landelijk in te zetten, in het kader van de Proeftuin Meervoudig Verantwoorden (VOB), heeft niet tot een concreet resultaat geleid en is inmiddels gestaakt. Het traject voor bibliotheken die geen gebruik maken van de financiële dienstverlening van ProBiblio is ook gestopt, omdat daarbij te veel tijd gaat zitten in het invoeren en omzetten van gegevens. De tool wordt inmiddels ook voor andere projecten binnen ProBiblio ingezet, zoals de Gratis Bieb, en is vanaf 2018 opgenomen in de reguliere financiële dienstverlening.
Resultaat: De MT’s van de bibliotheken worden begeleid bij het vaststellen van hun strategische keuzes voor Educatie 0-18 jaar en bij de aanpak ervan.
• Berekenen van de financiële consequenties van deze keuzes met de landelijke rekenmodellen en maken van een financiële vertaalslag naar de meerjarenbegroting met de SBT;
• Financieel strategisch advies waarin verschillende scenario’s worden uitgewerkt en dat rekening houdt met het totaal financieel management van de organisatie en de jaarlijkse groei van aangesloten kinderopvang locaties en scholen;
• Format voor een geïntegreerd financieel-strategisch adviestraject;
• Ook bruikbaar voor het berekenen van financiële consequenties van andere projecten;
• Ook bruikbaar voor het inzichtelijk maken van de financiële consequenties per gemeente.
Evaluatie toelichting: De uitkomsten van dit project worden geëvalueerd en dienen als input voor kwaliteitsverbetering en doorontwikkeling van het productportfolio van Educatie 0-18 jaar en de financiële dienstverlening.
In 2017 is de SBT doorontwikkeld op basis van deze wensen. Het onderzoek om deze tool ook landelijk in te zetten, in het kader van de Proeftuin Meervoudig Verantwoorden (VOB), heeft niet tot een concreet resultaat geleid en is inmiddels gestaakt. Het traject voor bibliotheken die geen gebruik maken van de financiële dienstverlening van ProBiblio is ook gestopt, omdat daarbij te veel tijd gaat zitten in het invoeren en omzetten van gegevens. De tool wordt inmiddels ook voor andere projecten binnen ProBiblio ingezet, zoals de Gratis Bieb, en is vanaf 2018 opgenomen in de reguliere financiële dienstverlening.