Bibliobot: de behulpzame AI-Bibliotheek Assistent
In deze pilot werkt Innovatieteam Flevoland samen met ontwikkelaar WonderBit en beide bibliotheken in Flevoland (De Nieuwe Bibliotheek en FlevoMeer Bibliotheek) aan de ontwikkeling van Bibliobot. Dit is een proef met een interface die als grafische schil bovenop generatieve AI-tools zoals ChatGPT en MidJourney wordt gelegd. Bibliobot ontsluit op die manier de kracht onder de motorkap van de AI-tools als inhoudelijke assistent specifiek voor bibliotheekwerkzaamheden. We weten namelijk dat in theorie, AI-tools iedereen uitstekend kunnen helpen bij taken zoals teksten opstellen voor communicatieberichten, redactie processen, beeld generatie. Dit gebeurt al op veel plekken in de bibliotheken. Maar om verschillende redenen, waaronder een gebrek kennis over de functionaliteiten en hoe AI-tools optimaal te gebruiken voor specifieke werkinhoud, worden ze in de praktijk echter nog niet optimaal door iedereen benut. En ook nog onvoldoende bekeken vanuit een organisatieperspectief.Doel van het project
In hoeverre kunnen we een innovatie ontwerpen die AI (versnelt) helpt in te zetten om het bibliotheekwerk te ondersteunen en te verlichten? In deze pilot werpen we deze vraag op en verkennen we, door een Proof of Concept (PoC) te maken, hoe AI in de bibliotheek kan helpen om specifieke werkzaamheden en werkprocessen te ondersteunen. Door Bibliobot te gebruiken verwachten we dat medewerkers bijvoorbeeld minder tijd kwijt zijn in de toekomst, aan onnodige afstemming of complexe verantwoording, Het directe doel voor gebruikers is hun werk te verrijken en te verlichten, bijvoorbeeld doordat ze Bibliobot kunnen inzetten als inhoudelijk assistent, om ideeën aan te scherpen of te visualiseren voor een nieuwe activiteit, of om een communicatiebriefing te helpen maken. De pilot wil aantonen dat een intuïtieve interface geen specialistische vaardigheden in ‘prompting’ nodig heeft. Uiteindelijk hopen we dat Bibliobot daardoor bijdraagt aan snellere AI-adoptie binnen de bibliotheek en inzicht geeft in waar AI waarde kan toevoegen aan organisatieprocessen.
Aanpak
Door middel van interviews met diverse communicatie- en programmamedewerkers is eerst achterhaald (via het uitvragen van repetitieve taken en knelpunten) welk werkproces het beste kan profiteren om een AI-tool op in te richten. Op basis daarvan is de keuze gemaakt Bibliobot te trainen om het proces van ‘activiteiten en programma’s organiseren’ te ondersteunen. De PoC richt zich in eerste instantie op de eerste drie stappen uit dit proces, dus met name de start van activiteiten organiseren. Deze afbakening is gemaakt op basis van het beschikbare budget voor de pilot, maar ook omdat een sterke start in het proces vermoedelijk positief doorwerkt op het gehele proces. In het najaar van 2024 wordt de basis interface ontwikkeld en getest door medewerkers, waarna feedback wordt verwerkt. de PoC zal in december op basis van de uitkomsten van de test, moeten aantonen of verdere ontwikkeling van de overige stappen uit het werkproces en/of nieuwe werkprocessen in 2025 gewenst is.
Tips en tricks
> Interviews met bibliotheekmedewerkers om behoeften te identificeren. > Ontwikkeling van user stories op basis van bibliotheekprocessen. > Creatie van een PoC met grafische interface. > Testfase waarin medewerkers de interface uitproberen en feedback geven.